Pengelolaan Arsip Digital dalam Rangka Memudahkan Penemuan Kembali Arsip di Kelurahan Kedaung Sawangan Kota Depok

Abstract

Pengabdian kepada masyarakat merupakan wujud nyata Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa melalui pemanfaatan, pengembangan, dan penerapan ilmu pengetahuan, teknologi, serta seni demi kemajuan masyarakat. Salah satu permasalahan yang dihadapi oleh Kelurahan Kedaung, Sawangan Kota Depok adalah pengelolaan arsip yang masih dilakukan secara konvensional. Hal ini sering menimbulkan kendala dalam penataan, pencarian, maupun penemuan kembali dokumen penting, sehingga menghambat pelayanan publik kepada masyarakat. Permasalahan tersebut semakin mendesak untuk diselesaikan seiring meningkatnya tuntutan efisiensi pelayanan di era digital. Solusi yang ditawarkan melalui program ini adalah memberikan penyuluhan, pendampingan, serta praktik langsung kepada staf kelurahan mengenai pengelolaan arsip digital sesuai dengan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Metode yang digunakan adalah Participatory Learning and Action (PLA), di mana peserta tidak hanya menerima materi secara teoritis, tetapi juga dilibatkan dalam diskusi, curah pendapat, serta praktik pengarsipan digital. Dengan demikian, staf kelurahan diharapkan mampu memahami, mengimplementasikan, dan menjaga keberlanjutan sistem kearsipan modern secara mandiri. Rencana kegiatan meliputi: (1) analisis kebutuhan dan kondisi kearsipan di kelurahan, (2) penyuluhan materi tentang prinsip dan tata kelola arsip digital, (3) pelatihan teknis penggunaan aplikasi sederhana untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip, serta (4) pendampingan dalam implementasi awal sistem arsip digital. Kegiatan ini akan melibatkan dosen dan mahasiswa Prodi Administrasi Perkantoran D-III Universitas Pamulang sebagai bentuk kolaborasi civitas akademika dalam memberikan kontribusi nyata kepada masyarakat. Target luaran yang ingin dicapai adalah: (1) meningkatnya pengetahuan dan keterampilan staf kelurahan dalam mengelola arsip digital, (2) terbentuknya sistem kearsipan digital sederhana yang dapat digunakan untuk mempercepat penemuan kembali dokumen, (3) publikasi ilmiah berupa artikel pengabdian kepada masyarakat, serta (4) terjalinnya kerja sama berkelanjutan antara Universitas Pamulang dengan pemerintah kelurahan sebagai mitra. Dengan tercapainya target tersebut, diharapkan kualitas pelayanan publik meningkat, tingkat profesionalisme aparatur kelurahan bertambah, serta kepercayaan masyarakat terhadap institusi pemerintah semakin kuat.