PENGELOLAAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR PADA BAGIAN SEKRETARIAT KANTOR KELURAHAN RAWABUNTU

Abstract

ABSTRAK

Pengelolaan arsip menjadi salah satu indikator keberhasilan suatu organisasi dan acuan pengambilan keputusan yang efektif, oleh karena itu pentingnya penyimpanan arsip perlu di perhatikan. Organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Di samping itu juga perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor yang terkait yaitu faktor kepemimpinan, profesionalisme atau kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip. Sistem penyimpanan arsip yang di gunakan harus tepat agar arsip yang telah diterima atau dibuat dapat dikelola dengan baik. Demikian pula halnya dengan kegiatan kearsipan di lingkungan kantor Kelurahan Rawabuntu, perlu dikelola dengan baik dan sistematis agar setiap pengelolaan di bagian sekretariat Kelurahan Rawabuntu dapat dilihat secara nyata hasil kerja yang telah dicapai, serta dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan secara efektif. Tujuan Penelitian adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dengan sistem nomor dibagian sekretariat kantor kelurahan rawabuntu, untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan arsip dengan sistem nomor pada bagian sekretariat di kantor kelurahan rawabuntu. Metode penelitian yang digunakan adalah melalui observasi lapangan yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung di Kantor Kelurahan Rawa Buntu mengenai pengelolaan arsip dengan sistem nomor dan studi pustaka dimana peneliti mempelajari dan mengumpulkan informasi melalui buku-buku, literatur, jurnal, dan website internet. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa Staf kurang tertib dalam pengarsipan atau pembukuan arsip sehingga terjadi penumpukan arsip yang semakin hari semakin banyak arsip yang tidak dikelola dengan baik, arsip lama dan baru saling tumpang tindih sehingga sulit sekali untuk menemukan arsip ketika dibutuhkan, tidak tersedia tempat khusus untuk penyimpanan arsip sehingga arsip yang seharusnya di letakan pada tempat yang berdeda dalam beberapa sistem penyimpanan menjadi tercampur, beberapa hal ini mengakibatkan tidak teraturnya arsip yang terdapat pada Kelurahan Rawa Buntu sehingga menyebabkan pemeliharaan arsip aktif dan inaktif tidak masuk dalam pengawasan petugas arsip, arsip-arsip aktif yang seharusnya di susun pada tempat yang telah di sediakan justru tidak mendapat tempatnya, arsip-arsip yang telah di letakan pada tempat penyimpanan pun menjadi tidak rapih atau berantakan.

Kata Kunci: Arsip, Kearsipan, dan Sistem Nomor

ARCHIVES MANAGEMENT WITH A NUMBER SYSTEM IN THE SECRETARIAT SECTION OF THE RAWABUNTU OFFICE

ABSTRACT

Records management is an indicator of the success of an organization and a reference for effective decision making, therefore the importance of archive storage needs to be considered. Organizations need to manage dynamic and static records. In addition, it is also necessary to pay attention to the support of various related factors, namely leadership factors, professionalism or competence of archivists and other human resources who manage archives. The archive storage system used must be appropriate so that the archives that have been received or created can be managed properly. Likewise, archiving activities in the Rawabuntu sub-district office environment need to be managed properly and systematically so that each management in the Rawabuntu sub-district secretariat can be seen in real terms the work that has been achieved, and can assist the leadership in making decisions effectively. The purpose of the study was to determine the management of archives with a number system at the secretariat section of the Rawabuntu sub-district office, to find out the obstacles in managing archives with a number system at the secretariat section at the Rawabuntu sub-district office. The research method used is through field observations, namely by making direct observations at the Rawa Buntu Village Office regarding archive management with a number system and literature study where researchers study and collect information through books, literature, journals, and internet websites. Based on observations, it is known that the staff is not orderly in archiving or archival bookkeeping so that there is a buildup of archives which are getting more and more files that are not managed properly, old and new archives overlap each other so it is very difficult to find archives when needed, there is no special place for archive storage so that archives that should be placed in different places in several storage systems become mixed, some of these things result in the irregularity of the archives contained in Rawa Buntu Village, causing active and inactive archive maintenance not to be included in the supervision of archive officers, active archives what should have been arranged in the place that has been provided just doesn't get the place, the archives that have been placed in the storage area become untidy or messy.

Keywords: Archives, Archives, and Number System