Implementasi Sistem Presensi Berbasis QR Code dalam Mendukung Digitalisasi Administrasi Sekolah

Abstract

Pencatatan presensi siswa merupakan komponen penting dalam tata kelola administrasi sekolah, karena data tersebut menjadi dasar penyusunan laporan dan pemantauan kedisiplinan siswa. Permasalahan ini ditemukan di SMK Hikmatul Iman, di mana presensi masih dilakukan secara manual sehingga proses pencatatan berjalan lambat dan rawan kesalahan administratif. Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) ini dirancang untuk menerapkan sistem presensi berbasis QR Code guna mempercepat digitalisasi administrasi sekolah. Metode yang digunakan bersifat partisipatif, meliputi analisis kebutuhan, perancangan dan pengembangan sistem, uji coba dan implementasi sistem, pelatihan dan pendampingan, pemantauan dan evaluasi, hingga penyusunan strategi keberlanjutan. Sistem yang dibangun mengintegrasikan QR Code unik milik setiap siswa dengan basis data sekolah, dilengkapi dashboard pemantauan dan integrasi WhatsApp Gateway, sehingga presensi berlangsung otomatis dan dapat dipantau secara real-time. Setelah diterapkan, durasi proses presensi dan rekapitulasi berkurang dari 35 menit menjadi 10 menit, atau efisiensi meningkat sebesar 71,4%. Selain itu, 87,5% peserta pelatihan mampu mengoperasikan sistem secara mandiri, 96,7% siswa berhasil memindai QR Code pada percobaan pertama, dan seluruh data presensi tersimpan dengan baik dalam basis data. Temuan ini membuktikan bahwa sistem tersebut mampu meningkatkan efisiensi presensi sekaligus mendukung digitalisasi administrasi sekolah secara berkelanjutan.