RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN ARSIP DAN SURAT TERPADU (SMART) PADA PENGADILAN AGAMA JAKARTA BARAT BERBASIS WEB

Abstract

ABSTRAK

RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN ARSIP DAN SURAT TERPADU PADA PENGADILAN AGAMA JAKARTA BARAT BERBASIS WEB. Manajemen surat di sebuah kantor mempunyai peranan yang sangat vital di dalam sebuah proses administrasi. Pada kenyataannya sekarang ini sistem surat menyurat menjadi satu diantara faktor penting yang mempengaruhi dalam pengelolaan surat pada Koordinasi antar Pengadilan Agama se-wilayah DKI Jakarta khususnya di Pengadilan Agama Jakarta Barat. Proses tahapan dari pengelolaan surat masuk atau surat keluar sangat diharapkan bisa dilakukan lebih banyak, lebih cepat, lebih baik, dan lebih mudah ketika ditangani oleh pengguna/user. Dengan implementasi desain aplikasi pengarsipan surat dapat efisiensi waktu dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi pemakaian kertas, meminimalkan kemungkinan kesalahan di dalam pencatatan, mempercepat proses menemukan surat ketika sedang diperlukan, memungkinkan pengguna dapat mengontrol disposisi surat, dan tentunya mudah digunakan. Implementasi desain sistem juga memungkinkan aplikasi membangun proses komunikasi data antara user dengan sistem sehingga penyusunan laporan dapat selalu up to date dan dapat difilter berdasarkan bulanan dan laporan Tahunan pada saat rekapitulasi surat menyurat. Implementasi sistem manajemen surat masuk dan surat keluar ini dibuat dengan menggunakan alat bantu bahasa pemrograman PHP versi 5.6, MySQL sebagai server database dan host lokal offline. Hasil dari penelitian ini dapat berupa Sistem Manajemen Arsip dan Surat Terpadu (SMART) Pengadilan Agama Jakarta Barat. Dari pembahasan tentang implementasi pembuatan sistem ini dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem manajemen surat ini diharapkan bisa merubah sistem manual lama menjadi sistem baru dimana sistem tersebut menggunakan komputerisasi untuk memudahkan pengarsipan surat masuk atau surat keluar dan juga arsip surat.

Kata Kunci : Sistem Manajemen Surat Masuk dan Keluar; PHP; MySQL.

ABSTRACT

DESIGN AND DEVELOPMENT OF INTEGRATED ARCHIVES AND LETTER MANAGEMENT SYSTEM AT WEST JAKARTA RELIGIOUS COURTS BASED ON WEB-BASED. Mail management in an office has a very vital role in an administrative process. In fact, the current correspondence system is one of the important factors influencing the management of letters in the Coordination between Religious Courts throughout the DKI Jakarta area, especially in the West Jakarta Religious Courts. The process stages of managing incoming or outgoing mail are expected to be carried out more, faster, better, and easier when handled by users. With the implementation of the letter archiving application design, time efficiency in filing and disposition of letters can be achieved, reducing paper usage, minimizing the possibility of errors in recording, accelerating the process of finding letters when they are needed, allowing users to control the disposition of letters, and of course easy to use. The implementation of the system design also allows the application to build a data communication process between the user and the system so that the preparation of reports can always be up to date and can be filtered based on monthly and annual reports at the time of recapitulation of correspondence. The implementation of the incoming and outgoing mail management system is made using the programming language PHP version 5.6, MySQL as the database server and the local offline host. The results of this study can be in the form of an Integrated Archives and Letter Management System (SMART) for the West Jakarta Religious Court. From the discussion about the implementation of making this system, it can be concluded that the design of the mail management system is expected to be able to change the old manual system into a new system where the system uses computerization to facilitate archiving incoming or outgoing letters and also filing letters.

Keywords: Incoming and Outgoing Mail Management System; PHP; MySQL.