PERAN BAGIAN ADMINISTRASI DALAM MENGELOLA SURAT MENYURAT DI UNIT PERENCANAAN PT JAYA REAL PROPERTY, TBK.

Abstract

ABSTRAK

Salah satu fungsi tenaga administrasi adalah melaksanakan fungsi dan tugas dalam pengelolaan surat menyurat. Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk menyampaikan suatu maksud yang ditujukan kepada pihak lain. Meskipun pada saat ini surat sudah banyak ditinggalkan oleh sebagian masyarakat, tetapi surat masih memegang peranan penting dalam suatu organisasi atau instansi dengan pihak lain yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat pada suatu organisasi atau instansi, surat dapat menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi, maka dari itu penanganan dan pengelolaan surat yang baik, cepat, dan tepat dalam organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan penulisan  ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat menyurat pada Unit Perencanaan PT Jaya Real Property, Tbk. Surat yang dikelola meliputi surat keluar dimulai dari tahapan pembuatan surat, pengarahan surat, persetujuan surat dan pengiriman surat, serta surat masuk dimulai dari penerimaan surat masuk, penyortiran surat, pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, penyampaian surat kepada pihak yang berkepentingan dan pengarsipan copy surat. Sumber data penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara, survey lokasi kegiatan dan dokumentasi.

Kata Kunci : Administrasi, Surat, Surat Masuk, Surat Keluar

THE ROLE OF THE ADMINISTRATIVE DEPARTMENT IN THE MANAGEMENT OF CORRESPONDENCE IN THE PLANNING UNIT OF PT JAYA REAL PROPERTY, TBK.

ABSTRACT

One of the functions of the administrative staff is to carry out the functions and duties in the management of correspondence. A letter is a written communication tool that aims to convey an intention addressed to another party. Even though at this time letters have been abandoned by some people, letters still play an important role in an organization or agency with other interested parties. In correspondence activities at an organization or agency, letters can support the success of goals in organizational activities, therefore the handling and management of good, fast, and precise letters in the organization can be achieved effectively and efficiently. The purpose of this paper is to find out how to manage correspondence at the Planning Unit of PT Jaya Real Property, Tbk. Managed letters include outgoing letters starting from the stages of making letters, directing letters, letter approval and sending letters, as well as incoming letters starting from receiving incoming letters, sorting letters, opening and issuing letters from envelopes, reading letters, delivering letters to interested parties and letter copy filing. The data sources of this research were obtained from the results of interviews, surveys of activity locations and documentation.

Keywords: Administration, Letters, Incoming Letters, Outgoing Letters