PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR (SISUMAKER) DENGAN METODE AGILE BERBASIS WEB PADA CV ARTHA METRO OIL

Abstract

ABSTRAK

            PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR (SISUMAKER) DENGAN METODE AGILE BERBASIS WEB PADA CV ARTHA METRO OIL. Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam menunjang kelancaran administrasi perusahaan. CV Artha Metro Oil sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi energi masih melakukan pencatatan surat secara manual, sehingga seringkali terjadi keterlambatan, duplikasi data, dan kesulitan dalam pencarian arsip. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan untuk merancang aplikasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web yang dinamakan SISUMAKER. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah Agile Development dengan pendekatan Scrum, yang memungkinkan proses pengembangan berjalan iteratif dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan pengguna. Aplikasi ini dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, serta menerapkan antarmuka yang user-friendly agar dapat digunakan oleh staf administrasi dengan mudah. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah prototipe aplikasi berbasis web yang dapat membantu proses pencatatan, pengarsipan, pelacakan, serta pencarian surat masuk dan keluar secara efisien dan sistematis. Dengan penerapan sistem ini, diharapkan proses manajemen arsip surat di CV Artha Metro Oil menjadi lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik. Penelitian ini juga memberikan gambaran bahwa metode Agile sangat cocok diterapkan pada pengembangan aplikasi berskala kecil hingga menengah dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

Kata kunci: Arsip, Surat Masuk & Keluar, Agile Scrum, Web, CV. Artha Metro Oil

ABSTRACT

            DESIGN OF AN INCOMING AND OUTGOING MAIL ARCHIVE MANAGEMENT APPLICATION (SISUMAKER) USING THE WEB-BASED AGILE METHOD AT CV ARTHA METRO OIL. The management of incoming and outgoing mail archives plays a crucial role in supporting smooth administrative operations within a company. CV Artha Metro Oil, a company engaged in energy distribution, currently manages its mail records manually, which often leads to delays, data duplication, and difficulties in retrieving archived documents. To address these issues, this research aims to design a web-based application for managing incoming and outgoing mail archives, named SISUMAKER. The software development follows the Agile methodology using the Scrum framework, allowing for iterative and adaptive development that accommodates changing user requirements. The application is built using PHP for the backend and MySQL for the database, featuring a user-friendly interface to ensure ease of use by administrative staff. The result of this study is a functional web-based prototype that facilitates efficient and systematic recording, archiving, tracking, and searching of mail documents. The implementation of this system is expected to improve the speed, accuracy, and organization of archive management at CV Artha Metro Oil. Furthermore, this research demonstrates that the Agile methodology is highly suitable for small to medium-scale application development in dynamic business environments.

Keywords: Archive, Incoming and Outgoing Mail, Agile Scrum, Web-Based Application, CV Artha Metro Oil